Hilfe › Kapitel 8

Buchhaltung

Verbinden Sie Ihr Buchhaltungstool — Lexware Office (lexoffice) oder sevDesk — und übergeben Sie angenommene Angebote mit einem Klick als Rechnungsentwurf. Geprüft, finalisiert und versendet wird die Rechnung wie gewohnt dort, auch als E-Rechnung: Flowbid versendet und bucht nie selbst.

Verbindung einrichten

API-Schlüssel im Buchhaltungstool erzeugen
Ein API-Schlüssel ist ein Zugangscode, mit dem Flowbid in Ihrem Namen Rechnungsentwürfe anlegen darf. Bei Lexware Office: app.lexware.de → Erweiterungen → Public API (verfügbar ab Tarif XL). Bei sevDesk: my.sevdesk.de → Einstellungen → Benutzer → API-Token.
In Flowbid hinterlegen
Öffnen Sie Betrieb und dort die Karte Buchhaltung. Wählen Sie Ihr Tool, fügen Sie den Schlüssel ein und klicken Sie Verbinden. Flowbid prüft den Schlüssel sofort live — danach wird er sicher gespeichert und nie wieder angezeigt (nur die ersten Zeichen zur Wiedererkennung).

Buchhaltung verbinden: Tool wählen, Schlüssel einfügen — die Prüfung läuft sofort.

Angenommenes Angebot übergeben

Angebot öffnen
Die Karte Buchhaltung erscheint auf der Angebotsseite, sobald das Angebot Angenommen oder Abgerechnet ist.
Als Rechnungsentwurf übergeben
Klicken Sie Als Rechnungsentwurf an … übergeben. Übergeben werden Positionen, Mengen und Preise des Angebots als Entwurf — Rechnungsnummer, E-Rechnung und Versand entstehen im Buchhaltungstool. Über Entwurf öffnen springen Sie direkt hinein.
Im Buchhaltungstool fertigstellen
Prüfen, finalisieren, versenden — alles im gewohnten Tool. Danach können Sie das Angebot in Flowbid als abgerechnet markieren.

Tipps

Mehrfach übergeben ist erlaubt Jede erneute Übergabe erzeugt bewusst einen weiteren Entwurf — praktisch für Abschlagsrechnungen oder wenn der erste Entwurf im Tool gelöscht wurde. Es wird nie etwas überschrieben.

Trennen ohne Datenverlust Verbindung trennen löscht nur den gespeicherten Schlüssel in Flowbid — bereits übergebene Entwürfe bleiben im Buchhaltungstool erhalten.

Häufige Stolpersteine

Lexware Office: Public API erst ab Tarif XL Sehen Sie den Menüpunkt „Public API“ nicht oder schlägt die Verbindung mit einem Berechtigungsfehler fehl, fehlt meist der XL-Tarif.

Übergabe-Karte fehlt am Angebot Sie erscheint nur bei angenommenen oder abgerechneten Angeboten — und nur, wenn unter Betrieb → Buchhaltung eine Verbindung besteht.

Schlüssel wird abgelehnt Der Schlüssel wird beim Verbinden live geprüft. Bei einer Fehlermeldung: Schlüssel neu kopieren (ohne Leerzeichen), im Buchhaltungstool auf Gültigkeit prüfen und erneut verbinden.