Hilfe › Kapitel 5

Angebot versenden

Beim Versand erzeugt Flowbid das Angebots-PDF, versiegelt diesen Stand und schickt Ihrem Kunden eine E-Mail mit dem PDF und einem persönlichen Portal-Link. Ab dann ist das Angebot unveränderlich — für Änderungen erstellen Sie eine neue Version.

So versenden Sie ein Angebot

Entwurf speichern
Der Versand-Bereich erscheint auf der Angebotsseite, sobald der Entwurf mindestens eine gespeicherte Position hat. Versendet wird immer der zuletzt gespeicherte Stand — speichern Sie also zuerst.
PDF-Vorschau prüfen
Der Link PDF-Vorschau öffnet das Angebot als PDF in einem neuen Tab — mit Ihrem Logo, Briefpapier, den Textblöcken und dem Aufmaß. Entwürfe tragen ein ENTWURF-Wasserzeichen; das fällt beim echten Versand weg.
„Gültig bis“ setzen
Das Feld Gültig bis ist mit „heute + 30 Tage“ vorbelegt (frühestens morgen). Bis zu diesem Datum gilt das Angebot; danach kippt es automatisch auf den Status Abgelaufen, und der Kunde sieht im Portal einen freundlichen Hinweis mit Ihrer Rückrufnummer statt des Dokuments.

Die Versand-Karte: „Gültig bis“ setzen, Vorschau prüfen, versenden.
Versenden
Klicken Sie Angebot versenden. Flowbid erzeugt das PDF, versiegelt es (der Inhalt ist ab jetzt byte-genau festgeschrieben und nachweisbar) und schickt die E-Mail an die Adresse aus dem Kundendatensatz — mit PDF im Anhang und dem Portal-Link. Der Status wechselt auf Versendet; öffnet der Kunde den Link, sehen Sie Angesehen.

Die 0-€-Rückfrage

Beim Versand prüft Flowbid Positionen ohne Preis — zwei Fälle:

Unbestätigte 0-€-Position (Sperre): Eine Position steht auf 0 €, weil weder Sie einen Preis gesetzt haben noch eine Preisempfehlung existierte. Der Versand ist gesperrt: „Bitte im Editor einen Preis eintragen — ohne bestätigten Preis lässt sich nicht versenden.“
Bewusst gesetzte 0 € (Rückfrage): Sie haben selbst 0 € eingetragen, etwa für eine Gratisleistung. Dann fragt Flowbid einmal nach („… wirklich so versenden?“) — mit Trotzdem versenden geht es weiter.

Nach dem Versand

Auf der Angebotsseite eines versendeten Angebots stehen je nach Status diese Aktionen bereit:

PDF ansehen: immer verfügbar — es öffnet stets den versiegelten Stand, nie eine Neuberechnung.
Neue Version erstellen: legt eine Kopie mit fortgezählter Nummer als neuen Entwurf an (bei Versendet, Angesehen, Abgelehnt und Abgelaufen). Alte Portal-Links werden dabei entwertet.
Absage eintragen: wenn der Kunde telefonisch oder per Mail absagt (bei Versendet/Angesehen) — Status Abgelehnt.
Als abgerechnet markieren: wenn das angenommene Angebot in Rechnung gestellt ist (bei Angenommen) — Status Abgerechnet. Praktisch dafür: die Buchhaltungs-Übergabe (Kapitel 8).

Tipps

Kunden-E-Mail vorher prüfen Die Empfänger-Adresse kommt aus dem Kundendatensatz — es gibt beim Versand kein eigenes Adressfeld. Hat der Kunde keine E-Mail hinterlegt, läuft der Versand trotzdem: Das Angebot wird versiegelt, nur die Mail entfällt. Sie können das PDF dann selbst übergeben, der Portal-Link bleibt nutzbar.

Aus jedem Versand lernt Ihr Preisgedächtnis Mit dem Versand werden Ihre Positionen und Preise als eigene Beobachtungen gespeichert — künftige Preisempfehlungen werden dadurch treffsicherer.

Häufige Stolpersteine

„Versendet“ lässt sich nicht am Statusboard setzen Der Status Versendet entsteht nur über den echten Versand auf der Angebotsseite — dabei wird das PDF versiegelt und zugestellt. Am Board eine Karte auf „Versendet“ zu ziehen, ist deshalb gesperrt.

Nachträglich ändern geht nicht — neue Version schon Ein versendetes Angebot ist unveränderlich. Preis vergessen, Position falsch? Neue Version erstellen, ändern, erneut versenden. Angenommene Angebote (Verträge!) lassen sich nicht kopieren-und-ändern.

Abgelaufen heißt nicht verloren Nach „Gültig bis“ sieht der Kunde das Dokument nicht mehr, sondern den Hinweis, dass Sie gern einen aktuellen Stand erstellen. Mit Neue Version erstellen und frischem Datum ist das in einer Minute erledigt.